Любая организация, рано или поздно, сталкивается с необходимостью взаимодействия с множеством других компаний, целью которых является оказание услуг бизнесу. Достаточно много текущих бизнес-вопросов можно решить путем привлечения стороннего поставщика: начиная от комплексного обеспечения жизнедеятельности офиса и заканчивая решением юридических вопросов.
Одним из ключевых аспектов успешного ведения бизнеса является налаживание правильной коммуникации с поставщиками различных услуг. Важно, чтобы исполнитель оказывал услуги надлежащего качества, а взаимодействие с ним превратилось в долгоиграющее, плодотворное сотрудничество.
На что стоит обратить внимание при выборе поставщика?
1. Изучите несколько платформ, являющихся «собирателями» отзывов о работе той или иной компании. Важно анализировать как положительные, так и негативные оценки, чтобы получить полное представление о репутации поставщика. Ключевые аспекты, на которых стоит заострить внимание во время изучения обратной связи:
а) Своевременность оказания услуг;
б) Действия менеджера компании во время критической ситуации;
в) Качество предоставляемых услуг (наличие брака поставляемой продукции);
г) Соотношение цена / качество.
2. Ознакомьтесь с сайтом и социальными сетями потенциального поставщика. На данных сетевых ресурсах можно понять, что компания поставщика из себя представляет: сколько лет они на рынке, кто их главные постоянные клиенты, какой спектр услуг они оказывают, как происходит процесс работы и взаимодействия с заказчиками и так далее.
3. Проверьте юридическую сторону организации. Уточните у них организационно-правовую структуру, наличие лицензий и сертификатов, позволяющих вести ту или иную деятельность, способы оплаты (возможно ли оплачивать их услуги как юридическое лицо и получать соответствующие закрывающие документы).
4. После выбора поставщика необходимо надлежащим образом оформить отношения двух сторон с помощью документации. Дальнейшее сотрудничество будет регулироваться договором, в котором будут полностью прописаны условия коммуникации. Доскональное изучение договора позволит избежать возможных недоразумений и пробелов в дальнейшем взаимодействии.
Все вышесказанное регулирует процесс поиска и первичного взаимодействия с поставщиком. На основании своего личного опыта я сформулировала несколько рекомендаций, которые могут быть полезны тем, кто планирует устанавливать юридические отношения с новыми партнерами.
а) Если у вас стоит задача заказать у поставщика изготовление какой-либо продукции (допустим, сувениры с логотипом компании) к определенной дате, рекомендую называть поставщику конечную дату сдачу продукции (дэдлайн) за 1-2 недели до нужной вам даты. Такой подход минимизирует риски, связанные с возможными непредвиденными обстоятельствами у поставщика, например, устранением брака на производстве или увеличением сроков доставки.
б) При первичном взаимодействии с исполнителем, будет удобнее заключить договор разового оказания услуг, нежели чем сразу заключать абонентский договор. Период в 1-2 месяца вполне достаточен для того, чтобы оценить комфортность сотрудничества с этой компанией и решить, стоит ли продолжать взаимодействие или искать другое предприятие.
в) Многие компании для работы с корпоративными клиентами предоставляют персонального менеджера для каждого клиента. Я рекомендую обсудить этот аспект на этапе заключения договора с поставщиком. Вам будет гораздо удобнее, если вашу компанию будет курировать один единственный менеджер, а не несколько сотрудников из одного отдела. С одним контактным лицом будет удобнее вести все переговоры по поставке продукции или услуг, доставке, документообороту и др.
От качества работы поставщика услуг зависит, насколько слаженно будет функционировать ваш бизнес. Привлечение сторонних исполнителей в вашу работу будет являться отличным способом разгрузить работу офиса и отдельных сотрудников. Каждый поставщик заинтересован в долгосрочном сотрудничестве со своими партнерами, а наблюдение за тем, какие шаги он предпринимает для создания таких отношений, ложится на ваши плечи.