Логисты опять разводят руками и говорят, что груз задерживается. Раздраженные водители обрывают телефон и просят срочно направить недостающие документы. Зарубежные партнеры требуют оплатить отгруженный товар. Страшно подумать о том, что скажут заказчики завтра и придется платить неустойку. Знакомая ситуация?
Вроде бы вы все сделали правильно: нашли надежного поставщика за рубежом, провели переговоры, проверили сертификаты, договорились о комфортных сроках поставки и оплаты и пообещали клиенту, что задержек впредь не будет.
Никогда не было, и вот, опять…
А слабым звеном на этот раз оказался неправильный или недостающий перевод документов.
Пример № 1. Вы ввозите товары из Казахстана в рамках единого таможенного пространства. Вам нужно пройти таможенное оформление. Какие сопроводительные документы понадобятся?
1. Товарно-транспортная накладная (ТТН): документ для оформления грузоперевозок, который содержит информацию о грузе, отправителе, получателе и другие важные данные.
2. Счет-фактура: подтверждает стоимость ввозимых товаров.
3. Договор на поставку: чтобы подтвердить, что существует законный контракт на поставку грузов или товаров.
4. Декларация соответствия (или сертификат качества): подтверждает, что товары соответствуют стандартам и требованиям безопасности.
5. Таможенная декларация: это основной документ, представляемый при таможенном контроле и декларирующий информацию о грузе, стоимости, происхождении и других особенностях.
При чем здесь перевод? Ведь до пересечения границы с Россией на таможне Казахстана документы могут быть предоставлены на русском или казахском языке. Это два официальных языка в стране, и вы можете выбрать любой из них для предоставления документов. Все верно, и, как правило, при подобных транзакциях сопроводительный пакет готовится исключительно на русском языке. При этом все чаще официальные органы Республики Казахстан и коммерческие организации готовят документы на государственном языке. Это справедливое стремление популяризировать казахский язык.
Не проблема, скажете вы. Можно быстро перевести. И если что-то переведено не полностью или не совсем правильно, то в любом случае в пункте проверки в Казахстане проблем не будет, так как большинство служащих владеют обоими языками.
Но вот вы сталкиваетесь уже с российским таможенником. И представьте ситуацию, что в декларации соответствия, которая была заполнена на основании документов, переведенных с казахского, и в таможенной декларации один и тот же товар назван по-разному. А в датах, суммах, названиях контрагентов ошибки (непоследовательность в разных документах). Все это результат непрофессионального перевода. В этот момент начинаются ваши потери времени и, как следствие, финансовые убытки.
Пример № 2. Вы ввозите груз из-за пределов Таможенного союза, например товары из Китая. Чтобы пройти таможенный контроль, нужны:
1. Таможенная декларация: документ, который декларирует информацию о грузе, его стоимости, происхождении и другие подробности, необходимые для правильного таможенного оформления.
2. Коммерческий инвойс (счет-фактура): официальный документ, подтверждающий стоимость товаров или услуг и используемый для учета и таможенной оценки.
3. Сертификаты и документы соответствия: в зависимости от характера товаров и категорий, могут потребоваться сертификаты соответствия, подтверждающие, что товары соответствуют стандартам и требованиям безопасности.
4. Договоры и коммерческая документация: могут потребоваться копии договоров на поставку товаров или услуг, счетов, актов приемки-передачи и другой коммерческой документации, подтверждающей транзакцию.
5. Транспортные документы: связаны с транспортировкой груза — накладные, транспортные путевые листы и т. д.
6. Пакет документов по таможенной очистке: связан с таможенными процедурами и очисткой груза.
При проверке грузов, ввозимых в Россию из Китая, основной язык, на котором предоставляются документы на таможне, — русский. Российские таможенники обычно требуют, чтобы документы были предоставлены на русском или с переводом на русский язык.
Однако, учитывая международный характер торговли и развитие связей с КНР, некоторые таможенные посты в России могут принимать документы на английском языке.
При предоставлении документов на иностранных языках, таких как английский, в любом случае может потребоваться их официальный перевод на русский язык, чтобы таможенные служащие правильно поняли содержание документов. Это важно для документов, которые содержат ключевую информацию о грузе.
А теперь представьте, что составленные на китайском языке документы были переведены на английский, а затем для подстраховки и на русский. При этом все исполнители были разными, и ошибка, сделанная одним из них, не могла быть замечена и исправлена другим. Так часто происходит, когда за качество перевода отвечает компания, у которой нет процедуры сквозного контроля переводимой документации. К чему все это может привести, читайте выше.
Подведем итог:
Если документы для таможни переведены неправильно или содержат ошибки, это задержит таможенное оформление и создаст дополнительные трудности. Например, вот такие:
- Ошибки в таможенной декларации: неправильный перевод информации о грузе, его стоимости, происхождении или других важных деталях может привести к неправильному заполнению таможенной декларации. Это приводит к трудностям в оценке стоимости товаров, определении таможенных пошлин и налогов.
- Несоответствие документов: некорректный перевод может привести к несоответствию информации в различных документах, таких как счет-фактура, договоры, сертификаты и т. д. Это вызовет сомнения у таможенных офицеров и повлечет за собой дополнительные проверки и запросы на исправление.Трудности в коммуникации: неправильный перевод может привести к недопониманию и трудностям в общении таможенных служащих и участников таможенного оформления. Это приведет к дополнительным объяснениям и длительному времени ожидания на таможне.
- Штрафы и задержки: в случае выявления серьезных ошибок или намеренного представления недостоверных данных в документах могут быть наложены штрафы со стороны таможенных властей. Задержки в процессе таможенного оформления повлияют на сроки доставки груза и вызовут проблемы с клиентами.
- Отказ в выпуске груза: если выявятся серьезные ошибки или появится подозрение на фальсификацию документов, таможенные органы могут отказать в выпуске груза до тех пор, пока все вопросы не будут разъяснены.
Неприятные последствия, правда? Ну ничего, в следующий раз поставщик переводческих услуг будет выбираться более трепетно.
И помните, чтобы избежать этих проблем, важен правильный и точный перевод всех документов, предъявляемых на таможне. Обращайте внимание на этот маленький нюанс, который может добавить больших хлопот.
Анна Гончарова, маркетолог группы компаний Неотэк — МегаТекст