Не секрет, что умение вести деловую переписку является ключевым навыком для любого специалиста, работающего в бизнес сфере. Ежедневно, по электронной почте или в мессенджере, мы получаем и отправляем множество писем своим партнерам, клиентам, поставщикам, коллегам. Деловое письмо, так или иначе, будет характеризовать вашу компанию в глазах адресатов, давать первичное понимание об имидже компании и его сотрудников, повышать или понижать деловую репутацию.
Какие же основные характеристики деловой переписки? Как правильно ее вести? Каких ошибок следует избегать?
Деловая переписка используется в таких ситуациях как:
- Поиск работы – написание резюме, сопроводительных и мотивационных писем, как часть процесса трудоустройства или стажировки;
- Общение с клиентом – обсуждение хода ведения дела или проекта, согласование стоимости услуг;
- Взаимодействие с поставщиками – уточнение статуса документооборота, запросы информации о возможностях предоставления услуг или поставок товара;
- Коммуникация с коллегами – рассылка важных документов, оповещение руководства о ходе работы, координация работы подчиненных и т.п.;
- Отправка коммерческих предложений потенциальным клиентам – привлечение заказов и расширение сотрудничества.
План делового письма. Что должно содержать деловое письмо?
- Тема письма. Важно лаконично изложить суть вопроса в одной фразе. Это поможет адресату не потерять ваше письмо среди других и быстрее понять, как реагировать на ваш запрос. Также, можно воспользоваться функцией «Тема письма», если необходимо сразу обозначить срочность вопроса. Это даст понять адресату, что ответ требуется в кратчайшие сроки;
- Приветствие. Начало письма без приветствия недопустимо с точки зрения корпоративной этики. Желательно в приветствии обращаться к адресату по имени – обезличенное приветствие может восприниматься как проявление неуважения;
- Краткость и лаконичность. Необходимо четко и конкретно изложить суть вопроса. Избегайте сложных речевых конструкций и излишних выразительных средств, чтобы адресат мог быстро уловить основное содержание и главную тему вашего письма;
- Вежливость. Уместно будет включить стандартные фразы, выражающие доброжелательность. Например, добавить благодарность за обращение или проявленный интерес, а также пожелать хорошего дня или вечера, в зависимости от времени отправления письма;
- Вложения. Обмениваться документами и файлами в письмах – привычное дело для тех, кто ведет деловую переписку. Важно прикреплять файлы к письму в полном объеме и давать им соответствующие названия. Это облегчит собеседнику поиск нужного документа и обеспечит удобство просмотра при скачивании файла на свое устройство;
- Подпись. Если вы общаетесь с собеседником через общую электронную почту компании или вы обращаетесь к человеку, с которым вам еще не приходилось иметь дело, то ваше письмо должно обязательно содержать подпись, где будет указано ваше имя и должность. Это поможет собеседнику понять с кем он общается, и упростит поиск информации по тому или иному проекту в ваше отсутствие.
Соблюдение правил деловой переписки будет демонстрировать проявления уважения к вашему собеседнику. Что не рекомендуется допускать в деловой переписке?
- Грамматические и пунктуационные ошибки. Важно избегать опечаток и удостовериться в правильности написания имени адресата. Отправка писем с ошибками – дурной тон;
- Сокращения. Не используйте современные сленговые сокращения в деловом общении;
- Отсутствие приветствия и/или темы письма. Возвращаясь к пункту, который содержит описание обязательного наполнения делового письма, можно снова сделать акцент на том, что недопустимо направлять деловое письмо, не содержащее приветствие и тему письма;
- Прерывание цепочки переписки. С помощью функции «Ответить» можно вести полноценную переписку по электронной почте, всегда сохраняя тему письма. Это помогает сохранять контекст и облегчает восприятие информации;
- Отсутствие каналов обратной связи. На начальном этапе делового общения важно предоставить контактные данные вашего коллеги, который будет в курсе данного проекта (номер телефона, электронную почту, ссылку на мессенджер) для быстрого решения возможных вопросов.
С навыком ведения деловой переписки не рождаются, но им можно легко овладеть. Руководителям и сотрудникам важно понимать его значение, так как качественная переписка формирует первое впечатление о компании и способствует успешному взаимодействию. Не совершая ошибки в написании деловых писем, можно заложить фундамент имиджа своего бизнеса в глазах партнеров, клиентов и поставщиков.