Смерть от приложений. Как Zoom, Teams и Slack снижают производительность сотрудников
Переключение между несколькими приложениями для выполнения задач отнимает у сотрудников время, эффективность и вовлеченность. Можно ли что-нибудь сделать?
У этой проблемы много названий, но суть одна и та же: сотрудники завалены постоянно расширяющимся набором специализированного программного обеспечения, превращающего рабочий день в бессвязную утомительную работу.
Инструменты на рабочем месте никогда не были популярны — кому нравится заполнять отчеты о расходах? — но когда разразилась пандемия, программы виртуального общения и совместной работы стали критически важными для бизнеса. Новых сотрудников адаптировало одно приложение, обучало другое и опрашивало третье.
По мере распространения Covid-19 опасения по поводу выгорания и рекордного количества отказов от работы побудили компании добавить программы благополучия и признания. Рабочие-мошенники и команды также принесли свои любимые инструменты. Приложения за приложениями, все с бесконечными уведомлениями, загадочными паролями и византийскими протоколами. И, в отличие от постов вашего дяди в Facebook, их нелегко отключить.
Насколько плохо? По данным Okta, компании, занимающейся облачным программным обеспечением, в прошлом году компании развернули в среднем 89 различных приложений по сравнению с 58 в 2015 году. У крупных работодателей эта цифра сейчас составляет 187. Из этих приложений около 30% дублируют или не приносят никакой пользы, согласно опросу руководителей высшего звена, проведенному WalkMe, поставщиком программного обеспечения для предприятий.
Недавнее исследование 20 команд из трех крупных работодателей показало, что сотрудники переключаются между различными приложениями и веб-сайтами 1200 раз в день. Это чуть менее четырех часов в неделю или примерно пять недель в году, потраченных на нажатие клавиши Alt-Tab. Исследователи назвали это «налогом на переключение», но среди психологов он более известен как переключение контекста — привычка, которая мешает сосредоточиться и со временем вызывает у нас стресс.
« По сути, то, как мы работаем, само по себе отвлекает», — сказал Рохан Нараяна Мурти , основатель и главный технический директор компании Soroco, которая использует машинное обучение для определения того, как выполняется работа, и провела исследование переключения. «Целый день мы просто постоянно переключаемся между разрозненными приложениями».
Атака приложений
По данным исследования WalkMe, разочарование в технологиях в крупных компаниях побудило в среднем 76 сотрудников уйти в прошлом году. «У людей есть только определенный уровень терпимости, а затем они просто отказываются», — сказал Боб Эллис, глобальный руководитель отдела кадров и организации в Infosys Consulting.
Скотт Фингерхат, давний директор по маркетингу Силиконовой долины, видел это на собственном опыте на протяжении многих лет. «Самое сложное, — сказал он, — это то, что большинство людей этого не замечают. Вы не получаете уведомление о выгорании».
Перегрузка приложений может ударить по любому рабочему месту. Наташа Арболеда работает парикмахером в Fox & Jane, сети из примерно дюжины салонов, в основном в Нью-Йорке. Компания использует одно приложение для планирования встреч, другое — для общения стилистов с офисным персоналом, а третье — для HR-функций, таких как начисление заработной платы и запросы на отгулы. Что еще хуже, руководство трижды меняло приложение HR с тех пор, как Арболеда начал там работать.
«Если он не сломан, не чините его», — сказала она. Приложения могут отнимать много времени, особенно когда она выходит из одного из них, забывает свой пароль и вынуждена просить менеджера помочь ей вернуться. Уведомления в чате постоянны и особенно отвлекают в выходные дни. Но когда она заставляет их замолчать, «я забываю включить их снова», — сказала Арболеда.
Если парикмахерской требуется несколько приложений, представьте себе фирму, предоставляющую профессиональные услуги, с десятками клиентов, у каждого из которых есть свои предпочтительные программы, которые необходимо освоить. Стив Динелли, управляющий агентством цифрового маркетинга в Чикаго, говорит, что проблема перегрузки негативно сказалась на производительности его компании.
«Всегда есть сообщения, которые ходят туда-сюда, спрашивая, где разные вещи для разных клиентов. Это в документе Google? Эл. адрес? Дропбокс? Слабый? Это может быть где угодно». И удачи вам в попытках избавиться от приложений: « Клиенты просто найдут того, кто будет работать так, как они хотят».
Парикмахер Наташа Арболеда
Технологическая перегрузка влияет даже на дизайн офиса, и не обязательно в лучшую сторону. MillerKnoll Inc., мебельный гигант, стоящий за вездесущим креслом Aeron, в последнее время получает все больше запросов на рабочие станции, поддерживающие два монитора, а не один. Больше приложений, больше экранов.
Сменный характер работы после Covid-19 — не единственный катализатор. За годы до пандемии компании перешли от программных приложений для мейнфреймов старой школы к более дешевым облачным приложениям, также известным как программное обеспечение как услуга (SaaS). На рынке SaaS стоимостью 247 миллиардов долларов доминируют такие поставщики, как Salesforce Inc., Oracle Corp., SAP SE, Google и Microsoft Corp., чья служба видеоконференцсвязи Teams в настоящее время насчитывает более 270 миллионов активных пользователей по сравнению с 20 миллионами в 2019 году.
Облачные приложения легко создавать, покупать и развертывать, что привело к тому, что отраслевой консультант Creative Strategies называет «сочетанием рабочих процессов».
Например, сотрудники могут предпочесть совершать видеозвонки через Zoom, доля которого на рынке почти утроилась с 2019 года. Но во время этих звонков они также общаются в Slack и обмениваются документами с помощью Microsoft Teams, которая аккуратно интегрирована с Word, PowerPoint. и Эксель. Некоторые приложения используются только несколькими сотрудниками, в то время как другие популярны какое-то время, а затем вытесняются и уходят на второй план — так называемые приложения-ракушки. (Помните Skype?) Более половины ИТ-специалистов, опрошенных производителем облачного программного обеспечения Freshworks Inc. , говорят, что платят за SaaS-продукты, которые их ИТ-команды даже никогда не используют.
Тори Полман видит это каждый день. В качестве старшего директора-аналитика в группе технологий повышения квалификации сотрудников Gartner Inc. она должна оценивать и рекомендовать программное обеспечение для рабочих мест для клиентов, которое облегчит, а не усложнит их работу — то, что в консалтинговом бизнесе известно как «ориентированные на человека ИТ-стратегии». ” Но ее прямолинейная оценка состоит в том, что в настоящий момент люди едва ли находятся на периферии, не говоря уже о центре.
«Технологии, — сказала она, — превратились из великих средств реализации в великие препятствия». Она рассказывает ужасные истории о том, как сотрудникам приходится пользоваться пятью разными приложениями, чтобы начать свой день. Или ее любимый: руководитель отдела кадров, который сказал, что сотрудники устали от всех этих приложений, и спросил, есть ли приложение, которое это исправит.
Не смейтесь: часто единственный способ разобраться во всей этой технологии — это, как вы уже догадались, добавить больше технологий. Поставщики программного обеспечения для управления проектами, такие как Asana Inc., Atlassian Corp. и Monday.com, обещают клиентам, что использование их платформ может повысить эффективность и уменьшить беспорядок в приложениях, и они завоевали таких клиентов, как Seismic Software Inc., которая отказалась от полдюжины программ. недавно, чтобы объединить свои рабочие процессы с Monday. Компания Seismic из Сан-Диего, производящая программное обеспечение, помогающее отделам продаж, заявила, что этот шаг экономит им время и деньги. Но компания по-прежнему использует отдельные приложения для отслеживания своих бизнес-целей и еще одно для проведения опросов сотрудников.
Линда Хо, директор по персоналу Seismic
«Наши системы все еще частично совпадают», — сказала Линда Хо, директор по персоналу Seismic. Что еще хуже, даже Хо — руководитель в индустрии программного обеспечения — сказала, что не часто видит что-то, что отличало бы одно приложение от другого. «В какой-то момент они все начинают быть почти одинаковыми».
Другие бизнес-лидеры взяли тренд на разрастание своего программного обеспечения. Прасад Рамакришнан, директор по информационным технологиям Freshworks, сказал, что когда-то у него было более 800 приложений в его компании, насчитывающей 1300 человек. Сейчас он сократил его до чуть более 200, и его цель — в конечном итоге добраться до 150. (Сейчас в фирме работает более 5000 сотрудников.) Одно быстрое решение: в юридическом, финансовом и торговом отделах использовались разные инструменты управления документами, и у каждого был свой личный вход в систему — огромный риск для безопасности. Теперь все они используют Box Inc. Четыре приложения для видеоконференций сократились до одного. Каждые несколько месяцев он встречается со своей командой по ИТ и финансам и находит новые программы для отбраковки. «Это не разовый проект, — сказал он.
Однако не стоит лить слезу на этих урезанных продавцов. Они усердно работают над созданием совершенно новых приложений для рабочих мест, таких как Viva от Microsoft, ориентированная на сотрудников платформа, которая обрабатывает такие вещи, как опросы персонала, обучение и отслеживание целей. Сотрудники Unilever Plc и PayPal Holdings Inc. входят в число ее 10 миллионов пользователей, и все они надеются, что еще одно приложение изменит ситуацию.
Несколько стартапов идут еще дальше, пытаясь заменить Google Chrome и другие веб-браузеры с поддержкой рекламы. Одна из них, фирма из района залива под названием Sidekick , поддерживаемая титаном венчурного капитала Кляйнером Перкинсом, проводит бета-тестирование ориентированного на бизнес браузера, который позволяет сотрудникам быстро перемещаться между приложениями и легко находить любой документ или веб-сайт. «Chrome никогда не превратится во что-то, созданное для работы — вот почему у вас целый день открыты тысячи вкладок, — сказал генеральный директор и соучредитель Дмитрий Пушкарев. «Наша идея заключалась в том, чтобы создать гораздо лучшую рабочую среду, которая не была бы основана на усталости».
Тем не менее, часто неясно, добавляют ли новые подходы беспорядок или уменьшают его. «Все думают, что простая покупка инструмента поможет решить проблему, — сказал Хо, начальник отдела кадров. «Все это происходит из лучших побуждений».
И в этом суть проблемы, сказал Фингерхат, директор по маркетингу: «Это смерть от 1000 добрых намерений».