Бесполезные встречи — пустая трата времени и 100 миллионов долларов в год для крупных компаний. Сотрудники говорят, что им не нужно присутствовать почти на одной трети встреч, которые они посещают, как показывает новый опрос, и женщины более неохотно, чем мужчины, отказываются от приглашений.
Автор статьи: Мэтью Бойл (Matthew Boyle)
Согласно новому исследованию, которое показывает, что работникам, вероятно, не нужно присутствовать почти на трети встреч, которые они посещают, ненужные встречи — это ошибка на 100 миллионов долларов в крупных компаниях.
Опрос , проведенный летом Стивеном Рогельбергом , профессором организационных наук, психологии и менеджмента в Университете Северной Каролины в Шарлотте, попросил 632 сотрудников из 20 отраслей изучить свои еженедельные календари и определить, сколько времени они на самом деле проводят на совещаниях. , что они получили от них и как они ответили на приглашения. Сотрудники проводят в среднем около 18 часов в неделю на собраниях и отклоняют только 14% приглашений, хотя предпочли бы отказаться от 31% приглашений. Неохотное посещение некритических совещаний тратит впустую около 25 000 долларов на одного сотрудника в год, а для любой организации с более чем 5 000 сотрудников — до 101 миллиона долларов в год.
«Встречи действительно контролируют нас, а плохие встречи обходятся очень дорого», — сказал Рогельберг, который занимается исследованиями совещаний уже два десятилетия. «Вы получаете приглашение на встречу и говорите: «Мне не нужно там быть», но при этом говорите «да» — почему?»
Многие говорят «да», потому что это норма на рабочем месте — никто не хочет обидеть организатора встречи, пропустив встречу, или чтобы коллеги думали, что они не заняты. Другие ненавидят следить за новостями о том, что произошло. По словам Рогельберга, большинство менеджеров не обсуждают со своими подчиненными, как и когда отказываться от совещаний, отчасти потому, что они, как правило, возглавляют их и им нравится чувство контроля, которое они обеспечивают. Опрос показал, что женщины больше, чем мужчины, обеспокоены отказом от встреч из-за боязни подслушивать коллег, чтобы они позже ввели их в курс дела.
«Лично у меня бывают дни и недели, когда мои встречи управляют мной», — сказала Бетси Питерс , вице-президент по маркетингу и продуктовой стратегии Riva, поставщика программного обеспечения для сбора данных о доходах в секторе финансовых услуг из Эдмонтона, Альберта. Петерс нужно было лучше справляться с собраниями Ривы, когда разразилась пандемия и рабочие перешли на удаленку, поэтому она попросила Рогельберга поговорить с примерно 100 сотрудниками Ривы. С тех пор они стали лучше сокращать список приглашенных, а также сократили все встречи, чтобы люди могли делать итоговые заметки или готовиться к следующему звонку.
«Тирания 30-минутных встреч закончилась», — сказала она. «Мы изменили план встреч».
Тем не менее, немногие компании имеют. Предыдущее исследование Рогельберга показало, что плохо организованные встречи могут повредить вовлеченности сотрудников и даже повысить их намерение уволиться, а болото встреч усугубилось во время пандемии из-за перехода на удаленную работу и видеоконференции. Данные Microsoft Corp., основанные на тысячах пользователей ее программного обеспечения для рабочих мест, показали , что время, проведенное на собраниях, увеличилось более чем в три раза с февраля 2020 года, а количество еженедельных собраний увеличилось более чем вдвое. Эти виртуальные встречи «как правило, более требовательны к познавательным способностям, более склонны отвлекать и во многих отношениях менее эффективны, чем их личные аналоги», — заключила группа исследователей в недавнем исследовании . в нем изучалось, как изменились модели общения сразу после того, как в 2020 году разразилась пандемия.
По словам Рогельберга, менеджеры, которые проводят на совещаниях примерно на 20% больше времени, чем средний сотрудник, должны быть более осмотрительными, звоня им, и более откровенно разрешать людям отказываться от них. Согласно более свежим данным Microsoft, количество отказов от совещаний за последний год выросло на 84%, но, вероятно, это связано с тем, что число перекрывающихся совещаний увеличилось на 46% за тот же период.
Повестка дня должна быть оформлена как набор вопросов, на которые нужно ответить, а не как набор тем. «Если вы не можете придумать ни одного вопроса, вам не следовало проводить встречу», — сказал он. Исследование показало, что приглашение людей только на часть встречи также помогает повысить их эффективность. В противном случае люди отключаются: респонденты опроса Рогельберга сказали, что они в конечном итоге занимаются многозадачностью в течение 70% ненужных встреч.