Внедрение автоматизации рабочих процессов — теперь неотъемлемая часть любой компании, которая хочет остаться на рынке. Не говоря о развитии или увеличении прибыли.
Из-за темпов экономического и технического прогресса предприятия вынуждены внедрять автоматизацию рабочих процессов. Она касается производственных операций, управленческих систем, помогает организовать работу отдельных сотрудников и организации. Приемы перехода подходят для любой сферы бизнеса. Это специализированные программы для создания системы документооборота, ведения бухгалтерского, налогового, складского, кадрового, прочих видов контроля. Они выведут предприятие на новый уровень.
Понятие рабочих процессов и внедрение программ
«Рабочий процесс» – взаимосвязанные операции (шаги, действия, этапы), которые нужно сделать в строгом порядке. Автоматизация – это создание системной архитектуры обмена информацией между звеньями предприятия. Главный инструмент, который помогает в реализации этой задачи –внедрение специализированных программных, аппаратных систем. Они повышают скорость, точность выполнения операций, сокращают ошибки и решения под влиянием «человеческого фактора». Роль и важность человека в процессе не исключается. За ним сохранено большинство функциональных обязанностей. Автоматизация распределяет нагрузки между обязанностями и возможностями человека и машины.
Главные задачи:
- информационная поддержка
- учет, контроль
- сокращение операций, выполняемых вручную
- минимизация ошибок в аналитической документации
- создание отчетов за произвольный период
- оптимизация финансовых, трудовых ресурсов;
- безопасность хранения и взаимозаменяемости информации;
- улучшение сервиса ;
- увеличение дохода компании
- Направления и внедрение автоматизации рабочих процессов
- обучение персонала, контроль исполнения задач;
- формирование документов по шаблонам;
- взаимодействие территориально удаленных структурных подразделений компании;
- управленческий учёт;
- учет бюджета, распределение финансов.
- маркетинг, продвижение, контроль продаж;
- планирование, руководство, контроль сфер производства;
- учет запасов сырья, материалов и товаров;
- организация, контроль поставок;
- управление производственным оборудованием.
- контроль качества продукции;
С чего начать?
Существуют готовые программные продукты. Из-за специфики ведения бизнеса компании может понадобится разработка ПО под ключ. Начиная внедрение автоматизации рабочих процессов, руководителю нужно найти ответ на главный вопрос: «Кому и почему нужна модернизация?».
Определитесь с конкретными ожиданиями. Возможно, нужно ускорить приемку товара, или создание аналитики от разных отделов. Или проблема в расходах на штат операционистов в бухгалтерии. Расставьте приоритеты, выработайте стратегию. Тогда внедрение пройдет без технических конфликтов.
В небольших компаниях нужна автоматизация обработки и хранения больших объемов информации, система отчетности. Это компьютеризация бухгалтерского, налогового учета, контроль движения товарно-материальных ценностей, кадровый учет, расчет заработной платы. Большим компаниям с многосторонним бизнесом этого недостаточно. Нужно составить карту действий, а от неё отталкиваться при выборе ПО, ведь программарма подбирается исходя из задачи. а не наоборот.
Этапы подготовки:
- техническое задание;
- формирование структуры руководства;
- описание этапов;
- подготовка документации, регламентирующей управление проектом;
- уточнение требований к участникам проекта.
Внедрение автоматизации рабочих процессов
Выбирая поставщика программ, ориентируйтесь на его подходы. Они должны совпадать с задачами вашей организации. Оцените гибкость ПО, его универсальность (возможность закрыть одним продуктом сразу множество вопросов). Выбрав систему, которая обеспечит внедрение автоматизации, согласуйте техническое задание и подпишите договор.
Этапы внедрения:
- установка ПО;
- подготовка рабочих мест;
- настройка системы;
- доработка функционала;
- тестирование системы.
Но внедрение приемов на этом не заканчивается. Нужно обучить персонал работать в новой системе. Разработчиком или поставщиком прикладных программ организовываются специальные курсы или проводятся семинары. Если во время теста обнаружились проблемы, нужна корректировка.
Автоматизация сокращает роль человека в производстве. Это ускоряет развитие компаний, увеличивает продуктивность и скорость работы, улучшает показатели. Растет оценка качества обслуживания и снижаются затраты.